A další důležitá proměnná je druh a počet emailů. Pokud chodí emaily z nějaké konference, které se dají automaticky třídit a nevyžadují vlastně vaši reakci, tak to jde.

Mě donutila k nějaké optimalizaci zacházení s emaily hranice asi tak 10 pracovních emailů denně. Pak už byl inbox neudržitelný. Než jsem vyřídil první vlnu, přišly další dvě a brzy se v tom nedalo vyznat.

Trochu odbočím, ale stejně tak mám třeba tříděné kontakty v addressbooku. Kontaktům přiřazuji klíčová slova a ty dále třídím smart folderama do skupin. Dříve jsem měl na všechno jen složky, ale kontaktuj pak houslové těleso, kde někdo je v hometownu a někdo ve složce housle. Dalším problémem je, ale to již odbočuji moc, třídění kontaktů v iPhonu. To mě hlava nebere. Proč nefungují smart foldry tam? Proč mám přistoupit na model, který mi nevyhovuje a to jen prosté foldery. Toto vidím jako krok zpět.

Takže si říkám, že toto je aktuální téma!
Těším se na reakce dalších…

Jsem pohodlný a tedy označení praporkem je jedinou činností, ke které se po přijetí pošty spolehlivě dostanu.

Jednotlivé firmy/e-maily si třídím do složek, jednotlivé projekty do podsložek a na „úkolování“ jsou v OT2007 dvě věci. Praporky a štítky. Praporky určují úkol (termín, odpovědná osoba, …) a štítek charakter e-mailu nebo úkolu (zpracovat, odpovědět, atd.) a takto mi to maximálně vyhovuje.

Jan Horna: Díky, to moc rád slyším. Přesně tak se snažím články psát. Chci komunikovat, chci vědět, jaké jsou zkušenosti ostatních.

K předmětu debaty: Určitě záleží na tom, co vlastně představují příchozí emaily. Pro mě mají v drtivé většině proces „zadání -> odpověď, že je to hotové“, takže nepotřebuju vlákna. Ale nedávno jsme tu s kolegou zrovna mluvili o tom, že jemu by se hodilo mít možnost sledovat celou výměnu komunikace, nad nějakým projektem s klientem. Došli jsme k tomu, že vlákna jak fungují teď na to vhodná nejsou a těžko si představím, že by někdy byla, protože se nedá dost dobře automatizovat proces řazení do vlákna, když někdo nedá Reply. To už si pak spíš říká o nějaký perzistentní chat typu Campfire.

Jak jsem řekl výše další třídění archivovaných emailů do složek se mi neosvědčilo. Full-text rulez. Možná taky proto, že na Macu je to vyhledávání prý o dost rychlejší než v Outlooku, ale to nemůžu posoudit.

Třídění odeslaných zpráv jsem taky zkoušel, v mém případě pro ně platí to samé jako pro snahu třídit do složek jiné emaily – full-text rulez. Zkoušel jsem i různé virtuální složky typu „Odesláno za poslední týden“, ale zjistil jsem, že do nich lezu tak málo, že se mi nevyplatí je tam mít.

Ale rozhodně záleží na typu komunikace, kterou člověk vede.

musím říct, že Tvé blog-posty jsou jedny z mála, které na českém internetu čtu. To hlavně proto, že nejsou pouhým přebíráním článků z různých zahraničních serverů, vždy přidáš něco navíc, především osobní zkušenost .. čili jde o hodnotné sdílení znalostí pro mě :-)

K věci ale: za prvé by mě dost zajímalo, jestli z pohledu efektivity e-mailové komunikace lepší zobrazování e-mailů ve formě diskuse (řetězení e-mailů jako např. u Gmailu či Inboxu na Facebooku) nebo klasicky á la Outlook neboli zpráva za zprávou jednotlivě.

Osobně mám několik složek pod Inboxem, některé odpovídají dlouhodobým projektům, jiné slouží na jednotlivosti. Pomocí pravidel zpráva padne do patřičné složky, kde se v tom pak lépe orientuji. Ručně pak přiřazuji zprávám příznak priority (barevné štítky), několik málo pravidel pak přiřazuje štítky automaticky. Řekl bych, že nejde o žádnou přebranou metodiku, spíše průběžně upravovaný systém, který je poměrně variabilní. Pak mám virtuální složku se zprávami, které mají nějaký štítek, organizované podle barev.

BTW třídit i odeslané zprávy? Resp. přesunovat odesláné zprávy do složek projektů? Pak právě narážím na problém s tím, že mám přijatou zprávu v dané složce, mám tam i zprávu s mou odpovědí. Z toho mi vychází, že by bylo lepší přejít z MS Outlooku na Gmail, abych mohl sledovat spíše diskuse = konverzace namísto jednotlivých zpráv a nemusel bych řešit, jestli třídit odeslané zprávy.

Mít složku „k vyřízení“ se mi neosvědčilo, protože není její obsah defaultně na očích a já, jakmile musím klikat, na to zapomenu.