Co se mi osvědčilo při boji s emaily
Přednášku Merlina Manna Inbox Zero jste už určitě zaznamenali. Chci se s vámi podělit o konkrétní implementaci tohohle přístupu, která se mi za poslední asi tři měsíce osvědčila.
Jde o způsob, kterým zpracovává svůj Inbox i Merlin Mann, ale v samotné přednášce není zmíněn, našel jsem ho až při pátrání po dalších tipech na 43 Folders.
Funguje to takhle: Pokud je něco v Inboxu, znamená to, že jsem to ještě nečetl, nebo nerozhodl, do které z níže uvedených složek to patří. Za normálních okolností je prázdný.
Všechny emaily třídím pouze do následujících 5 složek: Action, Archive, Hold, Respond, Waiting.
Action obsahuje emaily s nějakým konkrétním zadáním úkolu, který na mě čeká. Typický příklad: Požadavek klienta na aktualizaci webu.
Největším překvapením pro mě byla složka Archive. Ta totiž obsahuje dále netříděnou hromadu všech přijatých emailů, které stojí za to archivovat. Dřív jsem se snažil emaily třídit do složek podle projektů nebo tak nějak, ale při hledání byl pak stejně vždy nejrychlejší full-text, tak proč se zbytečně trápit. Ještě zdůrazním to „stojí za to archivovat”. Nebojte se mazat emaily. Místo na disku sice není problém, ale za delší dobu se pak nebudete muset prohrabávat výsledky vyhledávání full-textem, které nebudou relevantní.
Složka Respond obsahuje emaily, které vyžadují, abych na ně odepsal. Je to vlastně specifický příklad akce, který má ale smysl hodit do zvláštní škatulky, protože odpovídání na emaily většinou nesouvisí s mou náplní práce přímo. Příklad: Komentáře na blogu.
Waiting jsou v mém případě většinou emaily se zadáním úkolu, kde bylo něco nejasného a čekám na odpověď s upřesněním, případně s dodáním dalších podkladů.
Ve složce Hold mám emaily, které nepatří ani do jedné výše uvedené a přitom je nechci smazat. Většinou je tahle složka prázdná, ale může v ní být třeba email s odkazem na nějaké články, který si chci přečíst.
To celé začínám postupně obohacovat o akce, které vyhazují emaily z Inboxu automaticky. Příklad: Komentáře z blogu se řadí rovnou do Respond a z něho pak putují do Archive. Navíc mám vytvořený Smart Mailbox, kde jsou všechny komentáře. Smart Mailbox je taková virtuální složka Macovské emailové aplikace, která obsahuje emaily odpovídající zadaným podmínkám typu „Odesílatel je…” nebo „Předmět obsahuje…”
Jak bojujete s emaily vy?
Systém mám tak nějak svůj, který se mi osvědčil. Základem je asi deset složek v Inboxu, kde pět jich je podle projektu, Archiv, Důležité a pak nějaké provozně-informační. Filtr po příchodu mailu ty provozně-informační ihned přesune do příslušné složky a označí jako přečtené (tam putují věci ohledně stavu serverů, různé logy a také nějaké sledování netových diskuzí). Zbytek zůstává v Inboxu. To důležité označím hvězdičkou, ostatní ponechám. A vyřizuji. Jakmile vyřídím, zařadím do složky projektu nebo do archivu. Uchovávám všechno a za pár měsíců promažu Archiv. Složka Důležité je na „nadčasové“ maily, které nemažu nikdy. Cílem je mít Inbox co nejdříve opět prázdný – tedy vše vyřízené.
Mít složku „k vyřízení“ se mi neosvědčilo, protože není její obsah defaultně na očích a já, jakmile musím klikat, na to zapomenu.
Honzo,
musím říct, že Tvé blog-posty jsou jedny z mála, které na českém internetu čtu. To hlavně proto, že nejsou pouhým přebíráním článků z různých zahraničních serverů, vždy přidáš něco navíc, především osobní zkušenost .. čili jde o hodnotné sdílení znalostí pro mě :-)
K věci ale: za prvé by mě dost zajímalo, jestli z pohledu efektivity e-mailové komunikace lepší zobrazování e-mailů ve formě diskuse (řetězení e-mailů jako např. u Gmailu či Inboxu na Facebooku) nebo klasicky á la Outlook neboli zpráva za zprávou jednotlivě.
Osobně mám několik složek pod Inboxem, některé odpovídají dlouhodobým projektům, jiné slouží na jednotlivosti. Pomocí pravidel zpráva padne do patřičné složky, kde se v tom pak lépe orientuji. Ručně pak přiřazuji zprávám příznak priority (barevné štítky), několik málo pravidel pak přiřazuje štítky automaticky. Řekl bych, že nejde o žádnou přebranou metodiku, spíše průběžně upravovaný systém, který je poměrně variabilní. Pak mám virtuální složku se zprávami, které mají nějaký štítek, organizované podle barev.
BTW třídit i odeslané zprávy? Resp. přesunovat odesláné zprávy do složek projektů? Pak právě narážím na problém s tím, že mám přijatou zprávu v dané složce, mám tam i zprávu s mou odpovědí. Z toho mi vychází, že by bylo lepší přejít z MS Outlooku na Gmail, abych mohl sledovat spíše diskuse = konverzace namísto jednotlivých zpráv a nemusel bych řešit, jestli třídit odeslané zprávy.
carnero: Právě to řazení do projektů se pro mě ukázalo neudržitelné. Není to škálovatelné :) Po pár letech už je těch složek tolik, že se v nich nedá vyznat. Problém s tím nechávat to v Inboxu je ten, že ti tam chodí pořád další emaily a velmi rychle je to brodění bažinou. Ale pokud ti tenhle problém řeší automatické třídění, tak jasně. Já tohle můžu aplikovat právě jen na komentáře, nebo emaily z Facebooku, na komunikaci s klienty už to nejde, nemluvě o jiných neidentifikovatelných záležitostech.
Jan Horna: Díky, to moc rád slyším. Přesně tak se snažím články psát. Chci komunikovat, chci vědět, jaké jsou zkušenosti ostatních.
K předmětu debaty: Určitě záleží na tom, co vlastně představují příchozí emaily. Pro mě mají v drtivé většině proces „zadání -> odpověď, že je to hotové“, takže nepotřebuju vlákna. Ale nedávno jsme tu s kolegou zrovna mluvili o tom, že jemu by se hodilo mít možnost sledovat celou výměnu komunikace, nad nějakým projektem s klientem. Došli jsme k tomu, že vlákna jak fungují teď na to vhodná nejsou a těžko si představím, že by někdy byla, protože se nedá dost dobře automatizovat proces řazení do vlákna, když někdo nedá Reply. To už si pak spíš říká o nějaký perzistentní chat typu Campfire.
Jak jsem řekl výše další třídění archivovaných emailů do složek se mi neosvědčilo. Full-text rulez. Možná taky proto, že na Macu je to vyhledávání prý o dost rychlejší než v Outlooku, ale to nemůžu posoudit.
Třídění odeslaných zpráv jsem taky zkoušel, v mém případě pro ně platí to samé jako pro snahu třídit do složek jiné emaily – full-text rulez. Zkoušel jsem i různé virtuální složky typu „Odesláno za poslední týden“, ale zjistil jsem, že do nich lezu tak málo, že se mi nevyplatí je tam mít.
Ale rozhodně záleží na typu komunikace, kterou člověk vede.
Já odebírám e-maily z více firem a taky z různých domén (celkem je jich tak 10-15). Dříve jsem používal TB. Ten přestal stačit, tak jsem přešel k Outlooku, později 2007, a ten je na třídění výborný.
Jednotlivé firmy/e-maily si třídím do složek, jednotlivé projekty do podsložek a na „úkolování“ jsou v OT2007 dvě věci. Praporky a štítky. Praporky určují úkol (termín, odpovědná osoba, …) a štítek charakter e-mailu nebo úkolu (zpracovat, odpovědět, atd.) a takto mi to maximálně vyhovuje.
V Mail.app používám pro maily, které vyžadují akci (realizace, odpověď apod.), obyčejný praporek. Dále mám definovány smart mailboxy — jeden pro zobrazení veškeré nepřečtené pošty (ne všechno jde do Inboxu, třeba diskuse se automaticky řadí do samostatných složek) a jeden pro poštu, kterou mám vyřídit (s příznakem praporku). No a pak také pár dalších smart mailboxů (Banka, Nákupy, RSS) a složek (Archivace, KPPM, MůjMac, Obchod, Projekty, Registrace), do kterých házím zprávy manuálně (vyjma konferencí KPPM a MůjMac, které se tam přesouvají automaticky).
Jsem pohodlný a tedy označení praporkem je jedinou činností, ke které se po přijetí pošty spolehlivě dostanu.
Zajímavé třídění Jene!
Osobně preferuji postup, který jsem si časem vybrousil takto:
Používám mail.app – složky třídím na roky, v nich mám inbox a sendbox. Odhazuji tam veškerou poštu po půl roce. Čili když hledám mail, jdu do inboxu nebo sendboxu příslušného roku. Tam je vše nahromadě. Fultext je velmi silný nástroj a běhá na můj vkus velmi rychle.
Když mi přijde mail, má nastaveno podle klienta barevný text. Zároveň mám smart foldery s různýma aktuálníma projektama. Když na mail musím reagovat, označím ho praporem. Smart folder NEVYŘÍZENO každý večer ještě pročítám a snažím se maily v něm zbavit praporu.
Poslední dobou jsem začal používat i složku Drafts. Na některé maily prostě neodpovídám hned a tak je jen rozepíšu a uložím.
Mám rád jednoduchost a tak kdybych si zavedl řád podobný tomu tvému, časem bych se ztratil a nevěděl bych kde co mám. Proto vše na hromadě a tříděno jest podle smart folderů.
Trochu odbočím, ale stejně tak mám třeba tříděné kontakty v addressbooku. Kontaktům přiřazuji klíčová slova a ty dále třídím smart folderama do skupin. Dříve jsem měl na všechno jen složky, ale kontaktuj pak houslové těleso, kde někdo je v hometownu a někdo ve složce housle. Dalším problémem je, ale to již odbočuji moc, třídění kontaktů v iPhonu. To mě hlava nebere. Proč nefungují smart foldry tam? Proč mám přistoupit na model, který mi nevyhovuje a to jen prosté foldery. Toto vidím jako krok zpět.
Takže si říkám, že toto je aktuální téma!
Těším se na reakce dalších…
Zamiloval som si Gmail (Google Apps for Your Domain) kvôli konverzáciám. Používam ho na prijímanie/posielanie mailov z viacerých adries/domén bez problémov.
Čokoľvek vyžaduje moju reakciu (odpovedať, splniť zadanie, preštudovať a pod.) zostáva v Inboxe. Ak očakávam ešte doplnenie informácii mail ide do archívu. Keď doplnenie dorazí konverzácia sa s novým mailom objaví opäť v Inboxe. Inak všetko po prečítaní smerujem do archívu.
Ak pracujem na nejakom projekte urobím si k nemu Label a po ukončení prác Label zruším. Trvalé Labely mám iba na výpisy z bánk a komentáre, tieto správy preskakujú Inbox.
Inak poštu nijak netriedim a spolieham na vyhľadávanie.
Díky všem za komentáře.
Je zajímavé jak i my, lidi „z jednoho oboru“, máme naprosto odlišné přístupy a potřeby.
Ono je to vlastně logické, ale došlo mi to až díky tomuhle článku: Vše záleží na druhu komunikace, který člověk vede. Jiný proces má správce projektu, jiný kódér, jiný grafik atd.
A další důležitá proměnná je druh a počet emailů. Pokud chodí emaily z nějaké konference, které se dají automaticky třídit a nevyžadují vlastně vaši reakci, tak to jde.
Mě donutila k nějaké optimalizaci zacházení s emaily hranice asi tak 10 pracovních emailů denně. Pak už byl inbox neudržitelný. Než jsem vyřídil první vlnu, přišly další dvě a brzy se v tom nedalo vyznat.
[...] Jan Korbel na svém blogu nedávno publikoval článek, ve kterém popisuje svou organizaci e-mailové schránky a odkazuje se na příslušné přednášky. Rád bych pomocí toho článku na něj reagoval. Původní článek si můžete přečíst zde. [...]
Dobrý den, dovolil jsem si na Vás reagovat na mém blogu, který běží na prozatimní adrese
zde . Určitě mě zajímá Váš názor!
OMG WTF vy nie ste normalny