Co se mi osvědčilo při boji s emaily

Přednášku Merlina Manna Inbox Zero jste už určitě zaznamenali. Chci se s vámi podělit o konkrétní implementaci tohohle přístupu, která se mi za poslední asi tři měsíce osvědčila.

Jde o způsob, kterým zpracovává svůj Inbox i Merlin Mann, ale v samotné přednášce není zmíněn, našel jsem ho až při pátrání po dalších tipech na 43 Folders.

Funguje to takhle: Pokud je něco v Inboxu, znamená to, že jsem to ještě nečetl, nebo nerozhodl, do které z níže uvedených složek to patří. Za normálních okolností je prázdný.

Složky v Mail.app

Všechny emaily třídím pouze do následujících 5 složek: Action, Archive, Hold, Respond, Waiting.

Action obsahuje emaily s nějakým konkrétním zadáním úkolu, který na mě čeká. Typický příklad: Požadavek klienta na aktualizaci webu.

Největším překvapením pro mě byla složka Archive. Ta totiž obsahuje dále netříděnou hromadu všech přijatých emailů, které stojí za to archivovat. Dřív jsem se snažil emaily třídit do složek podle projektů nebo tak nějak, ale při hledání byl pak stejně vždy nejrychlejší full-text, tak proč se zbytečně trápit. Ještě zdůrazním to „stojí za to archivovat”. Nebojte se mazat emaily. Místo na disku sice není problém, ale za delší dobu se pak nebudete muset prohrabávat výsledky vyhledávání full-textem, které nebudou relevantní.

Složka Respond obsahuje emaily, které vyžadují, abych na ně odepsal. Je to vlastně specifický příklad akce, který má ale smysl hodit do zvláštní škatulky, protože odpovídání na emaily většinou nesouvisí s mou náplní práce přímo. Příklad: Komentáře na blogu.

Waiting jsou v mém případě většinou emaily se zadáním úkolu, kde bylo něco nejasného a čekám na odpověď s upřesněním, případně s dodáním dalších podkladů.

Ve složce Hold mám emaily, které nepatří ani do jedné výše uvedené a přitom je nechci smazat. Většinou je tahle složka prázdná, ale může v ní být třeba email s odkazem na nějaké články, který si chci přečíst.

To celé začínám postupně obohacovat o akce, které vyhazují emaily z Inboxu automaticky. Příklad: Komentáře z blogu se řadí rovnou do Respond a z něho pak putují do Archive. Navíc mám vytvořený Smart Mailbox, kde jsou všechny komentáře. Smart Mailbox je taková virtuální složka Macovské emailové aplikace, která obsahuje emaily odpovídající zadaným podmínkám typu „Odesílatel je…” nebo „Předmět obsahuje…”

Jak bojujete s emaily vy?

11